Dokumentation

Deine Arbeitsumgebung besteht aus drei Bausteinen: einem Startbildschirm, einer Projektplanung und einem CRM für Kontakte und Telefonate. Diese Seite erklärt, was wo passiert, in der Reihenfolge, in der du es im Alltag brauchst.

So navigierst du

• Suchfeld oben rechts – tippe ein Stichwort (z. B. „Portal", „Anruf", „Board") und spring direkt zur passenden Stelle.
• Sidebar – links findest du alle Kapitel, darunter die Links in deine Apps.

Die drei Bausteine

1. Rufe deinen Hub auf. Die Adresse hast du per Mail bekommen, am besten gleich als Lesezeichen speichern.
2. Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und dem Passwort an, das du beim Einrichten vergeben hast.
3. Du landest auf dem Startbildschirm mit den Kacheln deiner Bereiche.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite gibt es den Link Passwort vergessen. Du bekommst eine E-Mail mit einem Link, über den du ein neues Passwort setzt. Kommt nichts an, schau bitte auch im Spam-Ordner nach.

Hell oder dunkel

Die Oberfläche gibt es hell und dunkel. Der Umschalter sitzt unten links in der Sidebar und gilt anschließend in allen Bereichen.

Hier wird geplant. Ein Board ist eine Tabelle für einen Themenbereich, zum Beispiel dein Redaktionsplan. Jede Zeile darin ist ein Eintrag: ein Beitrag, ein Dreh, eine Aufgabe.

Aufbau eines Boards

• Gruppen bündeln Einträge, etwa nach Kanal oder Monat. Die farbige Leiste links zeigt die Zugehörigkeit.
• Spalten halten die Details: Status, Termin, zuständige Person, Kanal, Budget, Dateien. Welche Spalten es gibt, legst du selbst fest.
• Untereinträge gliedern einen Eintrag in Teilschritte, etwa Konzept, Dreh, Schnitt, Freigabe.

Vier Ansichten auf dieselben Daten

Du wechselst die Ansicht oben am Board. Es sind immer dieselben Daten, nur anders dargestellt.

Einen Eintrag anlegen

1. Board öffnen und in der gewünschten Gruppe auf Neuer Eintrag klicken.
2. Titel vergeben, der Rest lässt sich jederzeit ergänzen.
3. Zeile ausfüllen: Status, Termin und zuständige Person direkt in der Tabelle setzen.
4. Für Details die Zeile anklicken. Es öffnet sich die Detailansicht mit Beschreibung, Kommentaren und Dateien.

Kommentare und Dateien

In der Detailansicht gibt es einen Verlauf für Kommentare und einen Bereich für Dateien. Beides hängt am Eintrag, Abstimmungen bleiben also dort, wo sie hingehören, statt in einem Mail-Verlauf zu verschwinden.

Für jedes Projekt lässt sich eine Ansicht für Außenstehende freigeben, für Kunden, die den Stand sehen und Inhalte freigeben sollen, aber keinen Zugang zu deiner Planung bekommen.

So gibst du ein Projekt frei

1. Projekt in der Detailansicht öffnen und die Freigabe für das Portal aktivieren.
2. Du bekommst einen Link und einen vierstelligen Code.
3. Beides an deinen Kunden weitergeben. Er öffnet den Link, gibt den Code ein und sieht seinen Projektstand.

Was dein Kunde dort sieht

• Den aktuellen Stand und die anstehenden Termine des Projekts.
• Freigegebene Dateien, etwa Schnittfassungen oder Grafiken.
• Die Möglichkeit, zu kommentieren und Inhalte freizugeben.

Er braucht dafür kein Benutzerkonto und sieht ausschließlich dieses eine Projekt, keine anderen Kunden und keine internen Notizen.

Das CRM ist die Ablage für alles, was mit einem Kontakt passiert: Wer ist es, was wurde besprochen, wie geht es weiter.

• In der Kontaktliste suchst und filterst du. Ein Klick öffnet die Detailansicht.
• Dort stehen Stammdaten, Notizen und die vollständige Historie, jeder Anruf und jede Notiz in zeitlicher Reihenfolge.
• Die Pipeline zeigt laufende Vorgänge nach Phase. So siehst du, wo etwas liegen bleibt.

Notizen

Notizen gehören direkt an den Kontakt, nicht in ein separates Dokument. Nach einem Telefonat kurz festhalten, was besprochen wurde, dann steht es beim nächsten Kontakt sofort vor dir.

Du kannst direkt aus dem Browser anrufen, ohne Telefonanlage und ohne Handy. Nötig ist nur ein Headset oder Mikrofon.

1. Kontakt im CRM öffnen.
2. Auf die Rufnummer beziehungsweise den Anrufen-Knopf klicken.
3. Beim ersten Mal fragt der Browser nach Zugriff auf das Mikrofon, einmal erlauben genügt.
4. Nach dem Gespräch eine kurze Notiz hinterlassen. Der Anruf steht automatisch in der Historie.

Was dein Gesprächspartner sieht

Ausgehende Anrufe zeigen deine hinterlegte Rufnummer im Display, nicht die Nummer eines Anbieters. Ruft jemand zurück, landet er auf demselben Anschluss.

In Friday findest du oben in der Seitenleiste – neben der Suche und der Glocke – ein Sprechblasen-Symbol. Darüber schreibst du uns direkt aus der Anwendung heraus, ohne Ticketsystem und ohne den Bereich zu verlassen.

• Deine Nachricht landet unmittelbar bei uns, die Antwort bekommst du im selben Chatfenster.
• Schreib gern dazu, in welchem Bereich du gerade bist und was du erwartet hättest, das spart eine Rückfrage.
• Ein Screenshot hilft fast immer.

Wir antworten an Werktagen. Bei etwas, das dich blockiert, meld dich zusätzlich telefonisch bei deinem Ansprechpartner.

Eine Kachel auf dem Startbildschirm ist ausgegraut

Dann gehört dieser Bereich nicht zu deinem Paket. Wenn du ihn brauchst, sag uns Bescheid, das lässt sich freischalten.

Ich sehe ein Board nicht, von dem ein Kollege spricht

Zugriff wird pro Board vergeben. Melde dich bei der Person, die das Board angelegt hat, oder schreib uns im Chat.

Muss ich meine Änderungen speichern?

Nein. Alles wird sofort gespeichert, sobald du ein Feld verlässt.

Kann ich Einträge löschen?

Ja, über das Menü am Eintrag. Gelöschtes lässt sich nicht ohne Weiteres zurückholen, im Zweifel den Status auf abgeschlossen setzen statt zu löschen.

Wer sieht meine Daten?

Deine Daten liegen in einer eigenen, von anderen Kunden getrennten Umgebung. Innerhalb deines Unternehmens entscheidet die Berechtigung, wer was sieht. Kunden im Projektportal sehen ausschließlich das Projekt, für das du den Zugang freigegeben hast.

Etwas funktioniert nicht wie beschrieben

Erst die Seite neu laden, das behebt die meisten Anzeigefehler. Bleibt es, schreib uns im Chat, was du getan hast und was passiert ist.